Seit dem 1. Januar 2025 ist in Deutschland die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend. Diese Maßnahme zielt darauf ab, den Rechnungsprozess zu digitalisieren, die Effizienz zu steigern und Fehlerquellen zu minimieren. In diesem Beitrag erläutern wir, das Team von Visiqs, die Bedeutung dieser Änderung, die konkreten Neuerungen und worauf Unternehmen im B2B-Bereich besonders achten müssen.
Bedeutung der E-Rechnungspflicht
Die Einführung der E-Rechnungspflicht verpflichtet Unternehmen, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Dies bedeutet, dass herkömmliche Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen ohne strukturierte Daten nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Ziel dieser Maßnahme ist es, den Rechnungsprozess zu automatisieren und somit effizienter und fehlerfreier zu gestalten.
Änderungen seit dem 1. Januar 2025
Mit dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht sind Unternehmen nun verpflichtet, Rechnungen in einem bestimmten elektronischen Format zu übermitteln. Dies betrifft sowohl die Ausstellung als auch den Empfang von Rechnungen. Die gesetzlichen Grundlagen hierfür wurden im März 2024 mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes geschaffen.
Definition der elektronischen Rechnung
Eine elektronische Rechnung enthält die Daten einer Rechnung, die bisher als Papierrechnung oder PDF erstellt und versendet wurde, als strukturierte elektronische Daten in einer XML-Datei. Dies ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten ohne manuelle Eingriffe. Die strukturierte Datenübermittlung reduziert Fehler und beschleunigt den Rechnungsprozess erheblich.
Verständnis von XML-Dateien
XML steht für „Extensible Markup Language“ und ist eine Auszeichnungssprache, die entwickelt wurde, um Daten in einer strukturierten und gleichzeitig menschenlesbaren Form darzustellen. Der Hauptvorteil von XML liegt in seiner Flexibilität und der Fähigkeit, Daten hierarchisch zu organisieren. Im Kontext der E-Rechnung ermöglicht XML die standardisierte Übermittlung von Rechnungsdaten, wodurch eine automatisierte Verarbeitung in den Buchhaltungssystemen der Unternehmen möglich wird. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehlerquellen.
Betroffene Unternehmen
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle inländischen Unternehmen, die steuerbare Leistungen an andere inländische Unternehmen erbringen. Dies gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Auch Kleinunternehmer und Betriebsstätten ausländischer Unternehmen in Deutschland sind betroffen.
Übergang von PDF-Rechnungen zur verpflichtenden E-Rechnung
Bis Ende 2024 waren Rechnungen häufig als PDF-Dateien im Umlauf, die per E-Mail versendet wurden. Diese PDFs ermöglichten es, Rechnungen digital zu übermitteln und zu archivieren, jedoch ohne die Möglichkeit einer automatisierten Datenverarbeitung. Ab dem 1. Januar 2025 gelten solche einfachen PDF-Rechnungen nicht mehr als elektronische Rechnungen im Sinne der neuen gesetzlichen Vorgaben. Eine E-Rechnung muss nun in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Daher müssen Unternehmen ihre bisherigen Rechnungsprozesse anpassen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.
Zustellung der E-Rechnung
Der Übermittlungsweg der E-Rechnung kann zwischen den Vertragsparteien zivilrechtlich vereinbart werden. Mögliche Methoden sind der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten über eine elektronische Schnittstelle oder der Download über ein Internetportal. Wichtig ist, dass Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen müssen.
Wichtige Aspekte für den B2B-Bereich
Unternehmen im B2B-Bereich müssen sicherstellen, dass sie sowohl in der Lage sind, E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format zu versenden als auch zu empfangen. Dies erfordert möglicherweise Anpassungen in den bestehenden IT-Systemen oder die Implementierung neuer Softwarelösungen, die den Anforderungen der E-Rechnung entsprechen. Zudem sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter entsprechend schulen und interne Prozesse anpassen, um einen reibungslosen Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung zu gewährleisten.
Ausnahmen und Sonderregelungen
Es gibt bestimmte Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht. So sind beispielsweise Kleinunternehmer gemäß §19 Umsatzsteuergesetz von der Ausstellung von E-Rechnungen befreit. Allerdings bleibt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen auch für diese Unternehmen bestehen.
Aufbewahrung von E-Rechnungen
E-Rechnungen unterliegen den gleichen Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen. Sie müssen für die Dauer von zehn Jahren elektronisch archiviert werden. Dabei ist sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung während des gesamten Aufbewahrungszeitraums gewährleistet sind.
Die Rolle der deutschen Wirtschaft bei der Einführung der E-Rechnung
Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung zum 1. Januar 2025 stellt einen bedeutenden Schritt in der Digitalisierung der deutschen Wirtschaft dar. Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen in strukturierten Formaten wird die Effizienz in Geschäftsprozessen erhöht, Fehlerquoten werden reduziert und die Transparenz im Handel verbessert. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Buchhaltungs- und Verwaltungsabläufe zu optimieren und sich besser im internationalen Wettbewerb zu positionieren. Zudem unterstützt die E-Rechnung die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug, indem sie eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation von Geschäftsvorgängen sicherstellt. Insgesamt trägt die verpflichtende Einführung der E-Rechnung dazu bei, die Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Wirtschaft zu stärken und den Weg für zukünftige digitale Innovationen zu ebnen.
Fazit
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung seit dem 1. Januar 2025 markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Geschäftsverkehr. Unternehmen sind nun gefordert, ihre Prozesse entsprechend anzupassen und die notwendigen technischen Voraussetzungen zu schaffen. Mit der richtigen Vorbereitung und Unterstützung können die Herausforderungen gemeistert und die zahlreichen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung genutzt werden.
Häufig gestellte Fragen
FAQ
Ja, es gibt bestimmte Ausnahmen. Beispielsweise sind Kleinunternehmer gemäß §19 Umsatzsteuergesetz von der Ausstellung von E-Rechnungen befreit. Allerdings bleibt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen auch für diese Unternehmen bestehen.
Der Übermittlungsweg der E-Rechnung kann zwischen den Vertragsparteien zivilrechtlich vereinbart werden. Mögliche Methoden sind der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten über eine elektronische Schnittstelle oder der Download über ein Internetportal. Wichtig ist, dass Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen müssen.
E-Rechnungen unterliegen den gleichen Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen und müssen für die Dauer von zehn Jahren elektronisch archiviert werden. Dabei ist sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung während des gesamten Aufbewahrungszeitraums gewährleistet sind.
Die Verpflichtung zur E-Rechnung betrifft alle inländischen Unternehmen, die steuerbare Leistungen an andere inländische Unternehmen erbringen. Dies gilt unabhängig von der Unternehmensgröße.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF-Dokument erfüllt diese Anforderungen nicht.
